¿Cómo voy a mejorar mi productividad este año?

A modo de “pastillita” me pareció interesante contarles rápidamente cuáles son las herramientas de productividad con las que vengo trabajando y cómo se pueden combinar. Como a muchos, me gusta utilizar los primeros días del año para revisar mis objetivos, reflexionar sobre el camino que vengo transitando y ordenar las herramientas con las que vengo trabajando.

Mi interés sobre las herramientas de productividad personal surgió el día que decidí trabajar free-lance, renunciando a buscar nuevamente un empleador y apostando a generar mi propia cartera de clientes.

El no tener que cumplir con un horario de trabajo me planteó al en un principio el desafío de establecer límites claros para cada una de mis áreas de responsabilidad y luego decidir lo que espero para cada una de ellas.

La herramientas que más me ayudó con este desafío fue el algoritmo GTD (Getting Things Done) desarrollado por David Allen, al cual lo fui enriqueciendo con otras herramientas ágiles que poco a poco modificaron mis hábitos, fortaleciendo la proactividad junto con el resto de los hábitos de carácter propuesto por Stephen Covey en sus 7 hábitos.

Los pasos propuestos por Allen son pocos y simples:

  1. Recopila: delega en un objeto externo la función de recordarte las tareas pendientes.
  2. Procesa: Procesa una a una las tareas anotadas en la fase de recopilación.
  3. Organiza: Divide las tareas por etiquetas.
  4. Revisa: Reserva un tiempo, cada días / semana, para hacer seguimiento.
  5. Actúa: Dedica más tiempo a actuar que a la planificación (genera hábitos)

Durante el 2017 logré conjugar la matriz urgente/importante con la herramienta GTD y empecé a jugar con metodologías ágiles y colaborativas que facilitaron la transferencia del modelo al resto de mi equipo.

A no confundirse! La productividad personal no tiene que ver con llegar al fin de la jornada con todos los “pendientes” cerrados. En lo personal entiendo que solo ayudan a que lo que no haya podido hacer, responda a un plan, a una decisión, a un criterio de organización y no a un olvido.

¿Qué victorias privadas que me vienen ayudando?

  • Registro por escrito de todos los “pendientes” en cada área de responsabilidad.
  • Procesamiento y organización de los pendientes: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
  • Delegación efectiva de todo aquello que sea urgente, pero que no contribuya a mis metas de más alta prioridad.
  • Revisión exhaustiva de mis “tres grandes piedras” semanales.

¿Con qué herramientas y metodologías ágiles vengo trabajando?

  • Tableros Kanban (Trello)
  • Reuniones SCRUM y herramientas LEAN
  • 5 “S” aplicado sobre mi agenda semanal y como defensa contra la procrastinación.
  • Wunderlist
  • Mindmup 2.0
  • Modelo de 7 hábitos de Covey como encuadre o marco
  • y el mencionado algoritmo GTD como espina dorsal

En los próximos artículos iré contando un poco más sobre cada una de ellas.

A un año de haber comenzado a trabajar con este esquema, es mucho lo que percibo he mejorado, pero a costa de gimnasia y disciplina. Fueron muchos los altibajos y mucha la tentación a tomar atajos pero, como en cualquier metodología, saltear pasos por estar apurado termina resultando caro y perjudicial.

Para los que quieran compartir e intercambiar experiencias, los invito a escribirme que con gusto responderé.